電子公文系統
電子公文系統
Solution
過去,傳統紙本公文需要大量人力來整理各政府機關及公司行號寄來的公文進行分類歸檔,要找已處理的公文需要花很多時間在檔案櫃翻找,而正在處理中的公文也常常讓承辦人員不清楚處理進度到哪裡了?隨著資訊化時代來臨,加上這幾年公文電子交換使用率大幅提升,如今許多政府機關或企業內部已經逐步落實「數位轉型」,選擇將「紙本公文」轉型成「電子公文」,百加資通電子公文解決方案提供企業從電子公文收發、紙本公文的管理以及收發文的內部簽呈完整的作業流程,除了提升營運效率同時也實現無紙化的作業。
收文管理
系統提供電子公文收文作業,收到的公文資料可依建立的資料夾分類永久留存,同時支援紙本公文管理機制,可於系統登打建檔。
發文管理
系統提供電子公文發文作業,透過瀏覽器編輯發文內容,發送後的公文可隨時追蹤發文狀態,同時支援紙本公文管理機制,可列印紙本公文進行郵寄。
全國地址簿
系統提供最新的全國地址簿,管理者可自訂分類,以利管理經常有公文往來的政府機關或公司行號,同步將對方的地址輸入進行建檔方便後續檢視或郵寄。
工商憑證
依照政府法規規定,系統採用企業「工商憑證」的認證與公文交換中心進行連線,並進行電子公文收發作業,提供完整的加密與解密程序。
功能特色 Features
資料分類,文件完整保存
系統可自訂資料夾分類,將公司重要的公文分門別類,並將這些資料完整的保存至系統中,同時系統也提供PDF檔線上瀏覽功能。
權限設定,嚴謹資料控管
透過資料夾權限管理來保護公司重要的文件資產,同時控管公司內部的公文不會被隨意的修改或刪除。
歷史文件,快速搜尋資料
使用系統搜尋功能可查找公文歷史資料,另外系統的進階搜尋功能,可提供使用者做細部的資料篩選,並快速建立檢視清單。
批次化作業,提升工作效率
一鍵式操作快速完成電子收發文作業,提升企業內部文書處理效率。
標準化作業,統整公文格式
統整系統採取標準化作業,所採用的公文格式及電子交換皆符合政府規定。
介面整合:Web版介面
電子公文系統整合Web化管理介面,不須跨系統作業或額外安裝多系統,節省企業安裝系統流程的時間。
簡易操作:繕打方式
系統可於網頁直接輸入公文內容,繕打後也可列印紙本公文進行郵寄。
系統整合:電子簽核
可連動公文進行電子表單處理並雙向追蹤進度、產出報表有效管理公文並提升作業效率。
彈性化功能,自訂列表設定
系統可彈性自訂列表,並可顯示列表欄位內容。
應用情境 適用產業 Applied Field
需「接收或發送」政府電子公文的組織
想要隨時掌握「公文進度」的企業
想要提升公司內部「營運效率」的企業
想要從紙本公文轉換「電子公文」的企業
影片介紹 Video Introduction
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