合約管理系統
合約管理系統
解決方案 Solution
企業日常營運一定都會碰到需要簽訂各類型合約的時機，像是業務部跟客戶成案的服務合約、與合作廠商的經銷合約或是與供應廠商簽訂的保固合約、NDA等等。隨著企業持續營運、服務的客戶群愈多，合約的類型與數量相對就會越多。在沒有合約管理系統的情況下，多數企業會遇到許多挑戰，常見挑戰譬如: 公司合約盤點困難，人員交接的缺失導致遺失、或是因爲合約到期日未妥善管理影響應收帳款延遲入帳的風險。
在數位轉型的時代，百加資通將企業所需的合約管理系統化。企業導入後，可以透過嚴謹的權限管控，將合約檢視/編輯/刪除的權限依據職務內容彈性化設定，且支援設定提醒時間，在合約到期日或保固到期日前執行提醒通知相關人員，避免帳務催帳日期延遲，最重要的是可結合電子簽核系統，讓合約審核/新增/異動的歷程作全面的控管。
自動提醒通知
系統支援合約到期日的提醒通知，在合約到期日或保固到期日前依據使用者日期設定，自動執行提醒通知。
修改歷程管控
每一次合約管控資訊修改皆會留下歷史記錄並提供檢視版本以利查閱。
合約審核流程
搭配與合約管理相關之常用電子表單，將合約管控資訊的新增、異動或是其他合約相關的表單進行串接與簽核，做更嚴謹的管理。
合約的分類管理
支援樹狀圖執行分類與權限管理。分類管理最重要的是權限的管理，依據不同的人員，應該能夠依其權限檢視不同的合約，尤其是不能隨意刪除合約資訊。
功能特色 Features
批次化作業，提升工作效率
可自訂合約項目，選擇單筆或是批次新增及編輯，方便查閱合約項目。
附件統一歸檔
透過合約模組中的一站式附加檔案管理功能，可將特定合約原始檔案或是掃描檔案附加，統一歸檔管理。
權限設定，合約嚴謹控管
透過資料夾權限管理來保護公司重要的合約資產，同時控管公司重要資產資訊不會被隨意的修改或刪除。
自訂欄位，彈性刻劃適用欄位資訊
提供多種欄位格式設定，企業可依據需求自訂合約管理欄位。
建立快捷檢視列表，查找資訊更便利
自訂條件的合約檢視功能，方便管理與盤點作業。
資料查找方便，進階搜尋
利用合約的名稱、關鍵字進行搜尋，也可使用進階搜尋依據詳細合約條件搜尋查找資訊。
介面整合：Web版介面
合約管理解決方案整合Web化管理介面，不須跨系統作業或額外安裝多系統，節省企業安裝系統流程的時間。
審查機制
管理者可以結合電子簽核功能，將合約管控資訊的新增、異動或是其他合約相關的表單進行串接與簽核。
自動提醒通知
依據使用者建立的提醒天數規則，在指定時間由系統自動通知。
應用情境 適用產業 Applied Field
對於合約服務到期日需要特別管控的企業
不分產業，需要合約管理的企業都適用
有大量合約需要進行集中管理以及管控的企業
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